Tôi nhớ có lần ngồi uống cà phê với một người bạn mới khởi nghiệp, bạn ấy hỏi tôi: “Công ty mình có nên đầu tư vào PR không? Hay chỉ cần chạy quảng cáo Facebook là đủ?” Câu hỏi này khiến tôi nhận ra rằng nhiều người, đặc biệt là các bạn trẻ mới bước chân vào lĩnh vực Marketing, vẫn chưa thực sự hiểu rõ PR là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy.
Trong nhiều năm làm Marketing, tôi đã chứng kiến biết bao thương hiệu thành công không chỉ nhờ chiến dịch “quảng cáo tốn kém” mà chính là nhờ xây dựng chiến lược PR thông minh. Có những chiến dịch PR với chi phí gần như bằng không nhưng lại tạo ra hiệu ứng lan truyền khủng khiếp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng triệu đồng quảng cáo.
Hôm nay, tôi sẽ chia sẻ với các bạn kiến thức toàn diện về PR – từ định nghĩa cơ bản, vai trò trong Marketing, các hình thức triển khai, cho đến cách xây dựng kế hoạch PR hiệu quả. Đây là những gì tôi đã học được qua thực chiến và cả những sai lầm tôi từng mắc phải. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về công cụ Marketing mạnh mẽ này.
Khái niệm về PR (Public Relations)
PR là gì? Nếu dịch theo nghĩa đen, PR là viết tắt của Public Relations, có nghĩa là “quan hệ công chúng” hay “quan hệ cộng đồng“. Nhưng định nghĩa đơn giản này chưa thể hiện hết được bản chất thực sự của PR.
Theo Hiệp hội PR Hoa Kỳ (PRSA), PR là một quá trình truyền thông chiến lược nhằm xây dựng mối quan hệ cùng có lợi giữa tổ chức và công chúng của họ. Còn theo cách hiểu của tôi, PR là một lĩnh vực chuyên về hoạt động tạo dựng, duy trì và phát triển hình ảnh thương hiệu tích cực của doanh nghiệp, thương hiệu hoặc cá nhân trong mắt công chúng thông qua các hoạt động truyền thông và quảng cáo không phải trả phí trực tiếp.
Để các bạn dễ hình dung hơn, tôi lấy ví dụ thực tế: Khi Vinamilk tổ chức chương trình “Quỹ sữa vươn cao Việt Nam” trao tặng sữa miễn phí cho trẻ em nghèo, đây chính là hoạt động PR. Họ không bán hàng trực tiếp, không chạy quảng cáo, nhưng hành động này giúp công chúng có thiện cảm và tin tưởng thương hiệu hơn – đây là cách tạo dựng mối quan hệ bền vững với cộng đồng.
Vai trò của PR Marketing
Vai trò trong xây dựng thương hiệu
Tôi nhận ra một điều: không có quảng cáo nào hay hơn một cái tên đẹp, và không có quảng cáo nào hiệu quả bằng lời truyền miệng tích cực. Đây chính là sức mạnh của PR và PR đóng một vai trò không thể thiếu trong việc xây dựng thương hiệu bền vững.
PR được thực hiện thông qua các hoạt động sau để đạt được mục tiêu:
Tạo dựng nhận thức thương hiệu: Thông qua các bài viết trên báo chí, sự kiện, hoạt động quảng bá cộng đồng, PR giúp thương hiệu xuất hiện thường xuyên trước mắt khách hàng mục tiêu một cách tự nhiên và không gây cảm giác khó chịu như quảng cáo.
Xây dựng uy tín và độ tin cậy: Khi một thương hiệu được báo chí đưa tin một cách khách quan, công chúng sẽ tin tưởng hơn so với khi thương hiệu tự quảng cáo về mình.
Tạo sự khác biệt so với đối thủ: Trong thời đại mà mọi thương hiệu đều có thể chạy quảng cáo, PR là yếu tố giúp bạn nổi bật. Một chiến dịch PR sáng tạo có thể tạo ra sự quan tâm đến doanh nghiệp lớn hơn hàng triệu đồng quảng cáo.
Xây dựng cộng đồng trung thành: Mục tiêu chính của PR không chỉ thu hút khách hàng tiềm năng mới mà còn giữ chân khách hàng cũ thông qua việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp, minh bạch và chân thành.
Ví dụ như Trung Nguyên Legend. Thương hiệu này không chỉ bán cà phê mà còn xây dựng cả một triết lý “khởi nghiệp” xung quanh sản phẩm. Qua các hoạt động PR như tổ chức hội thảo khởi nghiệp, viết sách, chia sẻ câu chuyện của ông Đặng Lê Nguyên Vũ, họ đã tạo nên một thương hiệu mạnh mẽ với cộng đồng fan trung thành – đây là ví dụ điển hình về việc dựng mối quan hệ tốt với khách hàng qua PR.
Duy trì và cải thiện hình ảnh công ty
Trong thời đại số, một tin tiêu cực có thể lan truyền nhanh chóng và gây thiệt hại nặng nề cho thương hiệu. Đây là lúc vai trò của PR trở nên cực kỳ quan trọng và PR còn chịu trách nhiệm bảo vệ danh tiếng của doanh nghiệp.
Quản lý danh tiếng (Reputation Management): PR giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng và duy trì thương hiệu cho doanh nghiệp với hình ảnh tích cực. Thay vì “chờ đợi” khủng hoảng xảy ra, các chuyên gia PR sẽ liên tục tạo ra những nội dung tích cực, minh bạch về hoạt động của công ty.
Xử lý khủng hoảng truyền thông: Khi có sự cố xảy ra, đội ngũ PR sẽ là bộ phận đầu tiên phản ứng, đưa ra thông cáo chính thức, giải thích tình hình và nêu rõ các giải pháp khắc phục. Một hoạt động PR khủng hoảng tốt có thể biến nguy thành cơ, giúp công ty lấy lại niềm tin từ khách hàng.
Duy trì quan hệ với các bên liên quan: PR liên quan không chỉ hướng ra bên ngoài mà còn hướng vào nội bộ. Một công ty có văn hóa minh bạch, nhân viên hạnh phúc sẽ tự động tạo ra các “đại sứ thương hiệu” tự nguyện.
Tác động đến quan hệ khách hàng và đối tác
Trong kinh doanh, mối quan hệ chính là tài sản. PR tương tác và đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ và duy trì các mối quan hệ có lợi này.
Với khách hàng: Mục tiêu của PR nhằm tạo dựng kết nối cảm xúc với khách hàng mục tiêu thông qua storytelling, chia sẻ giá trị thương hiệu, và tương tác hai chiều. Khách hàng không chỉ mua sản phẩm hoặc dịch vụ mà còn “mua” câu chuyện, giá trị và sứ mệnh mà thương hiệu đại diện.
Với đối tác, nhà đầu tư: Một thương hiệu có hình ảnh thương hiệu tích cực, được báo chí đưa tin thường xuyên sẽ dễ dàng thu hút đối tác và nhà đầu tư hơn. PR giúp chứng minh năng lực, uy tín và tiềm năng phát triển của doanh nghiệp.
Với cộng đồng và xã hội: Các hoạt động CSR (trách nhiệm xã hội doanh nghiệp) không chỉ mang lại lợi ích cho cộng đồng mà còn tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp “có tâm”. Điều này đặc biệt quan trọng với thế hệ millennials và Gen Z – những người tiêu dùng có xu hướng ủng hộ các thương hiệu có giá trị xã hội.
Ưu điểm và nhược điểm của PR
Các ưu điểm nổi bật của PR
Chi phí hiệu quả cao: Đây là ưu điểm lớn nhất mà tôi thấy. Một bài báo đưa tin về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có giá trị gấp nhiều lần một quảng cáo trả phí cùng vị trí. Tại sao? Vì người đọc tin tưởng vào nội dung biên tập hơn là quảng cáo – đây chính là cách PR được thực hiện hiệu quả cho doanh nghiệp.
Độ tin cậy cao: Khi một tờ báo uy tín đưa tin về thương hiệu của bạn, đó là sự xác nhận từ bên thứ ba. Công chúng sẽ tin tưởng hơn nhiều so với khi bạn tự khẳng định về mình. Theo nghiên cứu của Nielsen, 92% người tiêu dùng tin tưởng vào lời giới thiệu từ người khác hơn là quảng cáo.
Hiệu ứng lan truyền tự nhiên: Một câu chuyện PR hay có thể được chia sẻ rộng rãi mà không cần chi phí. Tôi nhớ có case một startup Việt Nam được TechCrunch đưa tin, chỉ sau đó vài ngày, hàng chục tờ báo trong nước tự động pick up và viết lại, tạo hiệu ứng domino không tốn thêm một đồng nào.
Xây dựng mối quan hệ dài hạn: Các hoạt động cụ thể của PR không chỉ là một chiến dịch ngắn hạn mà là quá trình xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng, đối tác, báo chí và cộng đồng. Những mối quan hệ tốt đẹp này sẽ trở thành tài sản vô giá cho doanh nghiệp.
Tăng khả năng cạnh tranh: Một thương hiệu có hình ảnh thương hiệu tích cực trong mắt công chúng sẽ có lợi thế lớn so với đối thủ. Khách hàng sẽ chọn bạn ngay cả khi giá của bạn cao hơn một chút.
Hỗ trợ SEO và Online Presence: Khi thương hiệu của bạn được nhiều website uy tín đề cập, điều này giúp cải thiện thứ hạng tìm kiếm trên Google. Backlink từ các trang báo lớn có giá trị SEO rất cao.
Tạo nội dung Marketing tái sử dụng: Các bài viết PR, video, hình ảnh từ sự kiện có thể được sử dụng lại trong nhiều mục đích Marketing khác như social media, website, brochure.
Những hạn chế và thách thức của PR
Tuy nhiên, PR đòi hỏi nhiều điều và không phải là công cụ hoàn hảo. Qua kinh nghiệm, tôi cũng gặp không ít khó khăn và thất bại trong các chiến dịch PR:
Khó đo lường hiệu quả chính xác: Đây là thách thức lớn nhất của PR. Hoạt động PR khó đo lường – làm sao bạn biết được một bài báo đã mang lại bao nhiêu doanh số? Làm sao đo lường hoạt động PR và giá trị của việc CEO xuất hiện trên truyền hình? Không giống như quảng cáo digital có thể tracking từng click, từng conversion, PR thường đo lường qua các chỉ số gián tiếp như số lượt đề cập thương hiệu, sentiment analysis, website traffic…
Không kiểm soát được nội dung hoàn toàn: Khi bạn gửi thông cáo báo chí cho phóng viên, bạn không thể kiểm soát họ sẽ viết gì. Có thể họ sẽ viết theo hướng khác với mong đợi của bạn, hoặc thậm chí không viết gì cả. Tôi từng chuẩn bị kỹ lưỡng cho một sự kiện giới thiệu sản phẩm, mời cả chục tờ báo đến, nhưng kết quả chỉ có 2 tờ đưa tin, và một tờ lại tập trung vào một chi tiết nhỏ không mấy quan trọng.
Cần thời gian để thấy kết quả: PR đòi hỏi sự kiên nhẫn vì PR là marathon, không phải sprint. Bạn không thể mong đợi một bài báo sẽ tăng doanh số ngay lập tức. PR xây dựng thương hiệu và uy tín theo thời gian, đòi hỏi sự kiên nhẫn và đầu tư liên tục.
Phụ thuộc vào mối quan hệ: Hiệu quả PR phụ thuộc rất nhiều vào mối quan hệ tốt đẹp của bạn với giới truyền thông. Nếu bạn không có network tốt, việc đưa tin lên báo sẽ rất khó khăn. Đây cũng là lý do nhiều công ty phải thuê agency PR chuyên nghiệp.
Rủi ro khủng hoảng truyền thông: Một sai lầm nhỏ trong PR có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Một phát ngôn thiếu suy nghĩ, một hình ảnh không phù hợp, hay một hoạt động bị hiểu lầm có thể viral theo chiều hướng tiêu cực.
Chi phí không ổn định: Mặc dù PR thường rẻ hơn quảng cáo, nhưng chi phí có thể biến động lớn. Một sự kiện lớn, một chiến dịch phức tạp, hoặc việc thuê PR agency có thể tốn rất nhiều tiền.
Các loại hình PR phổ biến hiện nay
Quan hệ truyền thông (Media Relations)
Đây là hình thức PR cổ điển và quan trọng nhất, tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ với báo chí và phương thức truyền thông.
Hoạt động chính:
- Viết và phân phối thông cáo báo chí về các sự kiện quan trọng của doanh nghiệp
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với phóng viên, biên tập viên
- Sắp xếp phỏng vấn cho lãnh đạo công ty trên các kênh truyền thông
- Tổ chức họp báo để công bố thông tin quan trọng
- Phản hồi nhanh chóng các yêu cầu thông tin từ báo chí
Ví dụ: Gửi thông cáo báo chí khi ra mắt sản phẩm mới, mời phóng viên tham dự sự kiện công ty, CEO trả lời phỏng vấn trên VnExpress về xu hướng ngành quan hệ công chúng.
Quan hệ khách hàng (Customer Relations)
Mục tiêu của PR nhằm tạo ra và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tiềm năng thông qua các hoạt động tương tác và trải nghiệm. Đây là cách quan hệ với khách hàng được xây dựng bền vững.
Hoạt động chính:
- Chương trình chăm sóc khách hàng thân thiết (loyalty program)
- Tổ chức các sự kiện gặp gỡ, tri ân khách hàng
- Xử lý khiếu nại và phản hồi của khách hàng một cách chuyên nghiệp
- Tạo cộng đồng khách hàng trên các nền tảng online/offline
- Khảo sát và lắng nghe ý kiến khách hàng
Ví dụ: Starbucks với chương trình Rewards, các buổi workshop miễn phí cho khách hàng của The Coffee House, hotline chăm sóc khách hàng 24/7.
Truyền thông nội bộ (Internal Communications)
Hoạt động PR hướng vào bên trong tổ chức, nhằm xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực và gắn kết nhân viên. Quan hệ nội bộ tập trung vào việc tạo môi trường làm việc tích cực.
Hoạt động chính:
- Phát hành newsletter, bản tin nội bộ định kỳ
- Tổ chức town hall meeting để lãnh đạo giao lưu với nhân viên
- Xây dựng intranet, cổng thông tin nội bộ
- Chương trình Employee Recognition – ghi nhận và khen thưởng nhân viên
- Team building, du lịch, sự kiện kỷ niệm công ty
- Đào tạo và phát triển nhân viên
Ví dụ: Google với văn hóa làm việc cởi mở, email tuần từ CEO, các buổi “Friday Talk” chia sẻ kiến thức giữa các phòng ban – đây là cách dựng các chiến lược PR nội bộ hiệu quả.
Tổ chức sự kiện (Event Management)
Tạo các điểm chạm trực tiếp với khách hàng, đối tác, và truyền thông thông qua các sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp. PR phải có khả năng tổ chức sự kiện thu hút và ấn tượng.
Các loại sự kiện phổ biến:
- Họp báo ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới
- Hội nghị, hội thảo chuyên ngành
- Workshop, seminar đào tạo cho khách hàng
- Lễ kỷ niệm, gala dinner, tiệc cuối năm
- Roadshow, activation tại các trung tâm thương mại
- Triển lãm, trade show tham gia/tổ chức
- Lễ ký kết hợp tác với đối tác
Ví dụ: Sự kiện ra mắt iPhone mới của Apple, các buổi workshop “Khởi nghiệp cùng Google”, triển lãm Vietnam Motor Show.
Quan hệ cộng đồng (Community Relations & CSR)
Các hoạt động thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (Corporate Social Responsibility), tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp “có tâm” trong mắt cộng đồng.
Hoạt động chính:
- Hoạt động từ thiện: quyên góp, xây trường, xây cầu, hỗ trợ người nghèo
- Chương trình bảo vệ môi trường: trồng cây, làm sạch bãi biển, giảm phát thải
- Cung cấp học bổng cho sinh viên, học sinh nghèo vượt khó
- Tài trợ cho các sự kiện văn hóa, thể thao, nghệ thuật
- Hỗ trợ cộng đồng địa phương nơi doanh nghiệp hoạt động
- Đào tạo nghề miễn phí cho người lao động
Ví dụ: “Quỹ sữa vươn cao Việt Nam” của Vinamilk, các chương trình “Mottainai” ủng hộ môi trường, chiến dịch “Một triệu cây xanh” của Vingroup.
Quản lý khủng hoảng (Crisis Management)
Xử lý nhanh chóng và hiệu quả các tình huống khủng hoảng truyền thông để bảo vệ danh tiếng thương hiệu. Hoạt động PR đòi hỏi phản ứng nhanh trong khủng hoảng.
Các loại khủng hoảng thường gặp:
- Sản phẩm/dịch vụ lỗi, gây hại cho khách hàng
- Phát ngôn sai lầm của lãnh đạo hoặc nhân viên
- Scandal liên quan đến ban lãnh đạo
- Thông tin tiêu cực viral trên mạng xã hội
- Sự cố an toàn, vệ sinh trong sản xuất
- Tấn công từ đối thủ cạnh tranh hoặc tin giả (fake news)
Nguyên tắc xử lý:
- Nhanh chóng: Phản ứng trong 24 giờ đầu tiên
- Chân thành: Thừa nhận sai lầm nếu có, không che giấu
- Minh bạch: Cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực
- Trách nhiệm: Đưa ra giải pháp khắc phục cụ thể
- Nhất quán: Đảm bảo toàn công ty có chung một thông điệp
Digital PR và Social Media
Áp dụng các nguyên tắc PR truyền thống vào môi trường số, tận dụng internet và mạng xã hội để xây dựng thương hiệu. Hoạt động chính:
Content Marketing:
- Tạo blog posts, bài viết chuyên sâu có giá trị
- Sản xuất video hướng dẫn, tutorial, behind-the-scenes
- Thiết kế infographic, hình ảnh minh họa
- Podcast, webinar chia sẻ kiến thức
Social Media PR:
- Quản lý fanpage, tương tác với cộng đồng
- Chiến dịch hashtag challenge
- Live streaming các sự kiện
- User-generated content campaigns
Influencer Marketing:
- Hợp tác với KOL, blogger, YouTuber
- Seeding sản phẩm cho micro-influencers
- Ambassador programs với người nổi tiếng
SEO PR:
- Tối ưu nội dung để xuất hiện trên Google
- Xây dựng backlink từ các trang uy tín
- Quản lý Google My Business, review sites
Online Reputation Management:
- Theo dõi các đề cập về thương hiệu trên internet
- Phản hồi reviews (tích cực và tiêu cực)
- Xử lý khủng hoảng trên social media
Ví dụ: Chiến dịch #Ditimotthubayviet của Biti’s Hunter, các video viral của Vinamilk…
Quy trình lập kế hoạch PR hiệu quả
Sau nhiều năm làm Marketing, tôi rút ra được một quy trình lập kế hoạch PR hiệu quả. Đây là template mà nhân viên PR chuyên nghiệp vẫn sử dụng cho đến bây giờ và yếu tố không thể thiếu trong kế hoạch PR:
Bước 1: Research và phân tích tình hình (Situation Analysis)
Trước khi làm bất cứ điều gì, bạn cần hiểu rõ:
- Phân tích thương hiệu: Vị thế hiện tại, điểm mạnh, điểm yếu, nhận diện thương hiệu trong mắt công chúng
- Phân tích đối thủ: Họ đang làm PR như thế nào? Điểm mạnh, yếu của PR đối thủ?
- Phân tích thị trường: Xu hướng ngành, thói quen tiêu dùng, những insight về khách hàng mục tiêu
- Phân tích truyền thông: Media landscape, những kênh nào quan trọng, phóng viên nào cần tiếp cận
Bước 2: Xác định mục tiêu PR (Objectives)
Mục tiêu của PR nhằm phải SMART: Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (khả thi), Relevant (liên quan), Time-bound (có thời hạn) để đạt được mục tiêu đề ra.
Ví dụ mục tiêu tốt:
- “Tăng 50% số lượng bài viết tích cực về thương hiệu trên báo chí trong 6 tháng”
- “Đạt 100,000 followers trên Facebook với engagement rate trên 5% trong Q3”
- “Xuất hiện ít nhất 2 lần trên VnExpress và Tuổi Trẻ mỗi tháng”
Ví dụ mục tiêu không tốt:
- “Tăng độ nhận diện thương hiệu” (không đo lường được)
- “Làm cho mọi người thích thương hiệu” (quá mơ hồ)
Bước 3: Xác định đối tượng mục tiêu (Target Audience)
Bạn cần biết rõ đang nói chuyện với ai khi giới thiệu sản phẩm. Tạo persona chi tiết về khách hàng tiềm năng:
- Độ tuổi, giới tính, địa lý
- Nghề nghiệp, thu nhập
- Sở thích, hành vi tiêu dùng
- Pain points, nhu cầu
- Kênh truyền thông họ sử dụng
Đừng cố gắng tiếp cận “mọi người”. Hãy tập trung vào những nhóm đối tượng cốt lõi.
Bước 4: Xây dựng thông điệp chính (Key Messages)
Đây là những gì bạn muốn công chúng nhớ về thương hiệu. Thông điệp phải:
- Rõ ràng, dễ hiểu
- Nhất quán xuyên suốt mọi kênh
- Phù hợp với đối tượng mục tiêu
- Khác biệt so với đối thủ
- Chân thực, có thể chứng minh
Bước 5: Lựa chọn chiến thuật và kênh truyền thông (Tactics & Channels)
Dựa trên mục tiêu và đối tượng, chọn các hoạt động PR cụ thể:
- Media relations: Thông cáo báo chí, họp báo, phỏng vấn
- Events: Tổ chức sự kiện ra mắt, workshop, hội thảo
- Content Marketing: Blog, video, infographic
- Social media: Chiến dịch hashtag, influencer Marketing
- CSR: Hoạt động cộng đồng, từ thiện
- Partnership: Hợp tác với các tổ chức, thương hiệu khác
Bước 6: Lập ngân sách (Budget Planning)
PR thường rẻ hơn quảng cáo nhưng vẫn cần budget hợp lý để PR được thực hiện hiệu quả:
- Chi phí tổ chức sự kiện
- Chi phí sản xuất content (video, photo, design)
- Chi phí influencer, KOL
- Chi phí agency (nếu có)
- Chi phí công cụ, phần mềm
- Dự phòng 10-15% cho các tình huống phát sinh
Bước 7: Lên timeline chi tiết (Timeline & Calendar)
Tạo PR calendar với:
- Các mốc thời gian quan trọng
- Deadline cho từng deliverable
- Người chịu trách nhiệm
- Dependencies (công việc nào phụ thuộc vào công việc nào)
Sử dụng Gantt chart hoặc các công cụ như Trello, Asana để quản lý.
Bước 8: Thực hiện (Implementation)
Đây là lúc “theories meet reality”. Trong quá trình thực hiện:
- Họp team thường xuyên để update tiến độ
- Linh hoạt điều chỉnh nếu cần
- Giữ liên lạc chặt chẽ với các bên liên quan
- Document lại mọi hoạt động
Bước 9: Đo lường và đánh giá (Measurement & Evaluation)
Đây là phần mà nhiều người bỏ qua nhưng lại cực kỳ quan trọng. Các chỉ số cần theo dõi:
Media Coverage:
- Số lượng bài viết
- Chất lượng media (tier 1, 2, 3)
- Reach, impression
- Sentiment (tích cực, tiêu cực, trung lập)
- Media value (giá trị tương đương nếu phải mua quảng cáo)
Social Media:
- Followers growth
- Engagement rate (like, comment, share)
- Reach, impression
- Click-through rate
- Sentiment
Website:
- Traffic từ PR sources
- Time on site
- Bounce rate
- Conversion rate
Business Impact:
- Brand awareness (qua survey)
- Purchase intent
- Sales (nếu có thể tracking)
Bước 10: Báo cáo và tối ưu kế hoạch PR hoàn chỉnh (Reporting & Optimization)
Tổng hợp kết quả, so sánh với mục tiêu ban đầu:
- Những gì đạt được
- Những gì chưa đạt
- Bài học kinh nghiệm
- Đề xuất cho chiến dịch tiếp theo
Mô tả công việc cụ thể của nhân viên PR Marketing
Xây dựng và thực thi chiến lược PR
Đây là nhiệm vụ cốt lõi nhất. Bạn sẽ phải lập kế hoạch PR hoàn chỉnh từ A-Z: phân tích tình hình, xác định mục tiêu, chọn tactics phù hợp, lập timeline và budget. Sau đó là triển khai thực tế – không chỉ lên kế hoạch trên giấy mà phải biến nó thành hiện thực để đạt được mục tiêu đề ra.
Phối hợp đa phòng ban
PR và Marketing không làm việc đơn lẻ. Bạn sẽ phải làm việc chặt chẽ với Marketing (để align message), Sales (để hiểu insight khách hàng), Product (để hiểu sản phẩm hoặc dịch vụ sâu), HR (cho quan hệ nội bộ), thậm chí cả Legal (khi có vấn đề nhạy cảm). Kỹ năng giao tiếp và điều phối là cực kỳ quan trọng ở đây.
Viết và phân phối thông cáo báo chí
Một trong những công việc bạn làm thường xuyên nhất trong lĩnh vực PR. Nghiên cứu kỹ nội dung cần truyền tải, viết press release theo chuẩn báo chí (không phải quảng cáo), sau đó gửi đến đúng phóng viên, đúng thời điểm. Tôi thấy nhiều bạn mới vào nghề hay viết thông cáo như quảng cáo – đây là sai lầm lớn.
Quản lý quan hệ với giới truyền thông
Đây là “trái tim” của công việc PR. Bạn phải chủ động liên hệ với phóng viên, biên tập viên – không chỉ khi cần họ đưa tin mà cả khi không cần gì. Trả lời email, điện thoại từ báo chí nhanh chóng và chính xác. Xây dựng mối quan hệ tin cậy lâu dài, không phải kiểu “có việc mới nhớ đến”.
Biên tập nội dung đa dạng
Viết và edit rất nhiều loại content: newsletter nội bộ, bài phát biểu cho CEO, báo cáo hàng tháng/quý cho ban lãnh đạo, content cho website, social media… Mỗi loại có style riêng, bạn cần linh hoạt chuyển đổi giữa formal và casual, giữa B2B và B2C.
Tổ chức và quản lý sự kiện
Từ họp báo ra mắt sản phẩm, lễ khai trương, đến tiệc kỷ niệm công ty – bạn sẽ tham gia toàn bộ quy trình. Lên concept, chọn địa điểm, mời khách, chuẩn bị kịch bản, điều phối trong ngày sự kiện. Đây là lúc bạn phải “multitask” với hàng chục việc cùng lúc.
Sản xuất tài liệu truyền thông
Giám sát việc sản xuất các materials cho PR: chụp ảnh, quay video, thiết kế brochure, tờ rơi, standee, backdrop… Bạn không cần làm tất cả nhưng phải brief rõ ràng cho designer, photographer, và kiểm tra chất lượng đầu ra có đúng message không.
Quản lý truyền thông xã hội
Theo dõi các đề cập về thương hiệu trên Facebook, forums, review sites… Tương tác với khách hàng, trả lời câu hỏi, xử lý complaints. Đặc biệt quan trọng là phát hiện sớm các thông tin sai lệch, tin đồn tiêu cực để xử lý kịp thời trước khi chúng lan rộng.
Hoạt động cộng đồng và CSR
Tham gia các hoạt động từ thiện, tài trợ, đóng góp cho xã hội. Đây không chỉ là “làm thiện” mà còn là cơ hội PR tuyệt vời để xây dựng hình ảnh doanh nghiệp có trách nhiệm. Bạn cần tìm kiếm các cơ hội partnership, sponsorship phù hợp với giá trị thương hiệu.
Câu hỏi thường gặp về PR trong Marketing
PR có phải là quảng cáo không?
Câu trả lời ngắn gọn: Không, PR không phải là quảng cáo.
PR và Marketing là hai hoạt động khác nhau trong Marketing mix, mặc dù đều nhằm mục đích quảng bá thương hiệu. PR nhằm tạo dựng uy tín và mối quan hệ tốt đẹp, trong khi quảng cáo tập trung vào việc bán hàng trực tiếp.
Public Relations là gì và khác gì với Marketing? So sánh Marketing và PR
Public Relations (PR) là một phần của Marketing, nhưng không phải là toàn bộ Marketing.
Marketing là toàn bộ quá trình nghiên cứu, phát triển, định giá, phân phối và quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng và tạo lợi nhuận. Marketing bao gồm nhiều yếu tố: sản phẩm (Product), giá (Price), phân phối (Place), và xúc tiến (Promotion) – còn gọi là 4P.
Public Relations là một phần của Promotion trong 4P. PR tương tác và tập trung vào việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực giữa tổ chức với các bên liên quan (khách hàng, nhân viên, đối tác, cộng đồng, báo chí…).
PR và quảng cáo khác nhau như thế nào?
Tôi đã đề cập qua ở câu hỏi đầu tiên, nhưng để rõ ràng hơn, tôi tổng hợp chi tiết trong bảng so sánh sau:
| Tiêu chí | PR | Quảng cáo |
|---|---|---|
| Định nghĩa | Hoạt động xây dựng mối quan hệ và uy tín của doanh nghiệp | Trả phí để quảng bá thông điệp |
| Chi phí trực tiếp | Không trả cho media placement | Trả tiền cho mỗi lần xuất hiện |
| Kiểm soát nội dung | Thấp – phụ thuộc vào phóng viên | Cao – kiểm soát hoàn toàn |
| Credibility | Cao – được xem như thông tin độc lập | Thấp – người xem biết là quảng cáo |
| Mục đích chính | Xây dựng danh tiếng, tạo quan hệ có lợi | Tăng nhận thức, thúc đẩy bán hàng |
| Thông điệp | Mềm mại, giáo dục, thông tin | Trực tiếp, persuasive, call-to-action |
| Thời gian hiệu lực | Dài hạn, tích lũy | Ngắn hạn, dừng khi ngừng chi tiêu |
| Đo lường | Khó – qua media value, sentiment | Dễ – qua impression, click, conversion |
| Format | Bài báo, sự kiện, content Marketing | Banner, TVC, social ads, print ads |
| Tone of voice | Khách quan, third-party perspective | Chủ quan, first-party perspective |
| Risk | Có thể bị viết tiêu cực | Kiểm soát được rủi ro |
| Targeting | Rộng, khó target chính xác | Chính xác, có thể micro-targeting |
Kết luận
Qua bài viết này, tôi đã chia sẻ với các bạn một cái nhìn toàn diện về PR là gì, từ định nghĩa cơ bản, vai trò quan trọng trong Marketing, các hình thức PR phổ biến, kỹ năng cần thiết, đến cách lập kế hoạch PR hiệu quả.
PR là một lĩnh vực đầy tiềm năng và thách thức. Để thành công trong ngành quan hệ công chúng, bạn cần:
- Hiểu rõ mục tiêu của PR và cách đạt được mục tiêu thông qua các chiến lược phù hợp
- Xây dựng chiến lược PR dựa trên nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng
- Dựng mối quan hệ tốt với giới truyền thông, khách hàng và các bên liên quan
- Nắm vững các hoạt động cụ thể của PR từ media relations đến crisis management
- Hiểu được sự khác biệt giữa truyền thông và quảng cáo để áp dụng đúng công cụ
- Liên tục học hỏi và cập nhật kiến thức trong lĩnh vực PR
Cuối cùng, tôi muốn nhắn nhủ: PR đòi hỏi sự kiên nhẫn và đừng mong đợi kết quả ngay lập tức. Những gì bạn xây dựng hôm nay sẽ là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của thương hiệu trong tương lai. Tiêu của PR nhằm tạo ra giá trị lâu dài, không phải lợi ích ngắn hạn.
Nếu các bạn có bất kỳ câu hỏi nào về PR, đừng ngại để lại comment bên dưới. Tôi rất vui được trao đổi và chia sẻ thêm kinh nghiệm. Hãy subscribe blog Digiatoz.com để cập nhật thêm nhiều kiến thức về Marketing và PR nhé!
Chúc các bạn thành công trên con đường chinh phục ngành quan hệ công chúng đầy thử thách nhưng cũng vô cùng thú vị này!
